KI-gestützte Unterstützung des South Staffordshire College für Personalentwicklung und Wissenszugang

Mitarbeiterunterstützung mit ethischer KI überdenken

Das South Staffordshire College ist eine zukunftsorientierte Institution mit Sitz in Staffordshire, Großbritannien, die für ihr Engagement für die digitale Transformation im Lehren und Lernen bekannt ist. Nachdem das College bereits zuvor erfolgreich KI für das Engagement der Studierenden eingesetzt hatte, arbeitete das College mit LearnWise zusammen, um KI zur Unterstützung der Personalentwicklung und des Wissenszugangs einzusetzen.

Mit einem wachsenden Schwerpunkt in ganz Großbritannien auf Kontinuierliche berufliche Entwicklung (CPD) Im Bildungswesen sah das College die Gelegenheit, den Zugang von Pädagogen und Administratoren zu internem Wissen, Richtlinien und institutionellen Verfahren zu vereinfachen. Durch die Implementierung des LearnWise-KI-Assistenten unterstützte das South Staffordshire College seine Mitarbeiter dabei, zeitnah Antworten auf komplexe Fragen zu erhalten, was zur Steigerung der Effizienz, zur Verringerung des Verwaltungsaufwands und zur Vereinheitlichung der Ressourcen beitrug.

Die Herausforderung: Umgang mit komplexen Politiken und institutionellem Wissen

Für die Mitarbeiter des South Staffordshire College ist CPD nicht nur eine bewährte Methode, sondern auch der Schlüssel zu ihrer Kultur der kontinuierlichen beruflichen Weiterentwicklung. Die Fakultäts- und Verwaltungsteams bilden sich ständig weiter, kümmern sich um Aktualisierungen der Lehrpläne und implementieren neue Prozesse, die den Vorschriften der britischen Regierung entsprechen. Vor diesem Projekt war das institutionelle Wissen über mehrere SharePoint-Ordner, PDF-Dokumente und Richtlinienleitfäden verstreut, sodass es für die Mitarbeiter schwierig war, schnell vertrauenswürdige Antworten zu finden.

South Staffordshire benötigte:

• Eine Möglichkeit, Mitarbeitern bei der Navigation in Hunderten von internen Dokumenten zu helfen
• Zentraler Zugriff auf Richtlinienaktualisierungen, CPD-Best Practices und interne Leitfäden
• Ein immer verfügbarer Assistent, der abteilungsübergreifend gearbeitet hat
• Eine skalierbare, ethische KI, die auf ihre digitale First-Mission abgestimmt ist

Die Implementierungsreise: LearnWise AI als Wissensassistent für Mitarbeiter

Anfang 2024 setzte das South Staffordshire College LearnWise AI als Wissensassistent für Mitarbeiter, extern bekannt als B.I.T.Sybot (Best Ideas to Share Bot), speziell entwickelt, um CPD und institutionelles Bewusstsein zu fördern. Der KI-Assistent integrierte sich direkt in die bestehende SharePoint-Umgebung des Colleges, in der sich die meisten politischen Unterlagen, Best-Practice-Workflows und Schulungsmaterialien befanden.

Durch die Indexierung und das Verständnis der in SharePoint gespeicherten Inhalte ermöglichte der Bot den Mitarbeitern, komplexe Fragen in natürlicher Sprache zu stellen und genaue, zeitnahe und kontextbezogene Antworten zu erhalten. Zum Beispiel:

• „Was ist das richtige Verfahren, um eine Unterrichtsbeobachtung anzufordern?“
• „Wo finde ich die Richtlinie zur digitalen Barrierefreiheit von Studierenden?“
• „Welche Weiterbildung ist in diesem Semester für Teilzeitdozenten erforderlich?“

Das bedeutete, dass die Mitarbeiter nicht mehr in Ordnern suchen oder Kollegen nach Informationen fragen mussten, sodass der Bot weiterhin eine einheitliche Wissensplattform blieb.

Leistungsschnappschuss (Januar—März 2025)

Tiefe Integration mit SharePoint für intelligentes Wissensmanagement

Der Schlüssel zum Erfolg war in diesem Fall nicht nur KI — es war Integration. LearnWise wurde so konfiguriert, dass es sich direkt mit der SharePoint-Struktur des Colleges verbindet und wichtige Bereiche wie die folgenden indexiert:

• CPD-Richtlinien und jährliche Schulungsanforderungen
• Schutzverfahren und Berichtsrichtlinien
• Mitarbeiterhandbücher und akademische Kalender
• Dokumentation zu digitalen Lernwerkzeugen
• Barrierefreiheitsstandards und Compliance-Rahmenbedingungen

Anstatt SharePoint als statischen Dokumentenspeicher zu behandeln, verwandelte LearnWise es in eine dynamische, durchsuchbare und dialogfähige Ressource, auf die jederzeit und von jedem Gerät aus zugegriffen werden kann.

Die Mitarbeiter konnten Fragen stellen, ohne wissen zu müssen, wo ein Dokument gespeichert war, wie es hieß oder wer es verfasst hat. Der KI-Assistent verstand die Absicht und gab spezifische Antworten oder verlinkte auf den entsprechenden Abschnitt in einem Dokument.

Wichtigste Ergebnisse und gewonnene Erkenntnisse

1. Hohes Engagement für einen Rollout nur für Mitarbeiter

Obwohl es sich um einen Anwendungsfall ohne Studenten handelte, waren die Nutzungsraten extrem hoch. Die Mitarbeiter initiierten in nur 90 Tagen durchschnittlich 8,7 Konversationen pro Benutzer — was auf ein hohes Interesse und einen hohen praktischen Nutzen hindeutet.

Die Integration von Learnwise AI in unsere Systeme am South Staffs College verlief bemerkenswert reibungslos und effizient. Das Projekt wurde dank der außergewöhnlichen Unterstützung von Learnwise problemlos durchgeführt, was das Unternehmen zu einem der besten Partner für die digitale Einführung machte, mit denen ich je zusammengearbeitet habe. Die KI hat unsere CPD-Sharepoint-Navigation erheblich verbessert und sie sowohl für neue als auch für erfahrene Mitarbeiter intuitiver und benutzerfreundlicher gemacht.
— Jake Owen, Techniker für digitalen Support

2. Tastenkürzel prägten bessere Gewohnheiten

Mit 93 Tastenkürzeln beschäftigten sich die Mitarbeiter häufig mit strukturierten Gesprächsanfängern wie „CPD-Anforderungen“, „Schutzmaßnahmen“ und „Wie kann ich IT-Support anfordern“.

3. Die Genauigkeit der KI hat das Vertrauen der Mitarbeiter gestärkt

Mit einer Lösungsquote von 96,8% und über 80% positivem Feedback zu den Antworten vertrauten die Mitarbeiter darauf, dass der Assistent genaue, relevante Informationen ohne Eskalation lieferte.

4. Abteilungsübergreifende Zeitersparnis

Durch die autonome Lösung von Hunderten von Anfragen reduzierte LearnWise E-Mail-Ketten und Folgeanrufe und gab Managern, IT-Supportteams und der Personalabteilung Zeit zurück.

Die Integration des LearnWise AI Bots in unsere BITS-CPD-Site hat sowohl für neue als auch für bestehende Mitarbeiter die Spielregeln verändert. Das Projekt war dank der nahtlosen Unterstützung von LearnWise, einem der besten Partner, mit denen ich je für die digitale Einführung zusammengearbeitet habe, unglaublich einfach umzusetzen. Der AI-Bot hat die Navigation auf unserer CPD-Site erheblich verbessert und sie intuitiver und benutzerfreundlicher gemacht. Der Austausch von Best Practices auf dem Jisc Digifest hat die positiven Auswirkungen dieser Integration auf unser College hervorgehoben.
— Steve Wileman, Leiter des Bereichs Digitales Lernen

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Eine neue Ära der institutionellen Intelligenz

Das South Staffordshire College ist wegweisend bei der Anwendung von KI, die über die Erfahrung der Studierenden hinausgeht. Durch den Einsatz von LearnWise AI als Wissensassistent für Mitarbeiter optimierte das College den Informationszugriff, verbesserte die berufliche Entwicklung und nutzte den vollen Wert seiner SharePoint-Wissensdatenbank.

In einer Umgebung, in der Weiterbildung und digitale Transformation unternehmenskritisch sind, erwies sich LearnWise AI als mehr als ein Chatbot — sie wurde zu einem strategischen Vorteil für den Erfolg institutioneller Einrichtungen.

Da das College die Rolle des Assistenten um mehr Automatisierung, Analytik und Personalisierung erweitern will, sticht der Einsatz von KI zur ethischen, praktischen Unterstützung des Personals als Vorbild für Weiterbildungseinrichtungen in ganz Großbritannien hervor.

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